Le Cercle de la Compliance, de par sa forme associative, a recours de temps en temps aux services de volontaires ou de partenaires pour l’assister dans l’exécution de certains projets administratifs, d’animation (e.g. animation de petits-déjeuners), de création (e.g. aide à la mise à jour du site internet, rédaction d’articles ou d’actualité sur le site, préparation de supports de communication, etc.), de participation à des réunions du Conseil d’administration ou de l’Assemblée générale (ci-après désignés ensemble les « Projets »).
Le Cercle de la Compliance met également en place, de temps en temps, parmi ses membres, des groupes de travail, ateliers ou parcours de formation sur divers sujets dans le domaine de la conformité et de l’éthique (ensemble les « Groupes de Travail »). Les Groupes de Travail ont pour vocation l’échange et la mise en commun par les participants de connaissances, réflexions et bonnes pratiques sur diverses problématiques en matière de compliance. La finalité des Groupes de Travail est la production de documentation pratique à destination des membres du Cercle de la Compliance et/ou de support de présentation dans le cadre de conférences.
Les principes qui gouvernent la contribution des volontaires et partenaires dans le cadre des Projets et des Groupes de Travail (ensemble les « Volontaires et Partenaires ») sont ci-après exposés.
Collaboration libre et volontaire
Sauf en cas de contrat ou d’accord de partenariat entre le Cercle de la Compliance et un partenaire ou sponsor, la collaboration aux Projets ou Groupes de Travail est libre et volontaire.
Si un Volontaire ou un Partenaire assiste le Cercle de la Compliance dans le cadre d’un Projet ou s’il se propose pour animer un Groupe de Travail, cette personne fait ses meilleurs efforts pour rester engagée dans le Projet ou le Groupe de Travail. Si elle décide de ne plus y participer, elle en informe le Cercle de la Compliance avec un préavis raisonnable permettant au Cercle de la Compliance de s’organiser.
Le Cercle de la Compliance est libre de choisir les Volontaires ou les Partenaires pour animer les Projets ou les Groupes de Travail sur la base de leur expertise et de leur réputation et de mettre fin à leur intervention avec un préavis raisonnable.
Le Cercle de la Compliance coordonne les travaux ou donne des lignes directrices dans le cadre des Groupes de Travail et la réalisation des Projets afin d’assurer la cohérence des travaux avec la ligne et les positions du Cercle. Ce rôle de coordination ne saurait en rien s’interpréter comme créant une relation hiérarchique ou un lien de subordination entre l’association et les Volontaires ou les Partenaires. Chaque Volontaire et Partenaire supporte les frais éventuellement exposés au titre de son engagement.
Confidentialité
Les informations recueillies dans le cadre de l’exécution des Projets (par exemple et de manière non exhaustive, les données relatives aux membres du Cercle de la Compliance) sont confidentielles. Les Volontaires et Partenaires ne peuvent les divulguer en dehors du Cercle de la Compliance.
Les échanges dans le cadre des Groupes de Travail se font dans l’esprit de collaboration et de bienveillance qui caractérise le Cercle de la Compliance. Les discussions et échanges au sein des Groupes de Travail sont soumis aux règles du Royal Institute of International Affairs (Chatham House Rule). Plus précisément, cela implique que les participants ne peuvent révéler en dehors du Groupe de Travail ou de la réunion concernée l’identité de la personne qui est à l’origine d’un commentaire ou d’un partage d’information.
Nonobstant cette règle, chaque participant est seul juge de la pertinence et de l’opportunité du partage d’information à laquelle il ou elle souhaite procéder.
Gestion des conflits d’intérêts
Les Partenaires, sponsors ou Volontaires, les membres du Cercle de la Compliance et les membres du Conseil d’administration doivent déclarer lors de leur demande de nomination ou d’adhésion ou en cours d’adhésion ou de mandat la survenance de tout conflit d’intérêts avec le Cercle de la Compliance et/ou ses membres. Le Conseil d’administration décide au cas par cas de la meilleure façon de gérer le conflit d’intérêts ainsi déclaré.
Règles de droit de la concurrence
Dans l’éventualité où des membres d’entreprises concurrentes se retrouveraient dans un même Groupe de Travail, il est expressément exigé des participants qu’ils s’abstiennent strictement de tout échange d’informations commercialement sensibles ou de toute autre action qui pourrait porter atteinte au droit de la concurrence. Les règles essentielles dans ce domaine seront lues par le chef d’atelier ou le rapporteur au début de chaque réunion d’ateliers du Cercle de la Compliance.
Il relève de la responsabilité des participants de respecter ce principe fondamental et de s’interdire tout échange inapproprié de données sensibles. Le Cercle de la Compliance décline toute responsabilité à cet égard et ne saurait en aucun cas être considéré comme une plateforme de partage d’informations sensibles.
À cet égard, et dans le cadre des événements organisés par le Cercle de la Compliance, le nom des entités membres est mis à disposition des autres participants pour permettre aux concurrents éventuels de s’identifier entre eux et d’éviter tout comportement inapproprié.
Dans cette logique, ne peuvent être membres du Cercle des personnes ayant des mandats ou des responsabilités au sein d’associations ou d’entités de nature associative ou commerciale concurrentes du Cercle de la Compliance.
Documentation issue des Groupes de Travail
Les réflexions, conclusions ou recommandations des participants aux Groupes de Travail seront formalisées en vue d’être mises à la disposition des membres du Cercle. Certains de ces documents pourront être diffusés plus largement à la discrétion du Cercle. Un article sur le blog du site internet du Cercle pourra en faire la publicité. Les livrables pourront être réunis en un ou plusieurs documents qui pourront être mis à la disposition des membres ou de non-membres du Cercle contre le paiement au Cercle d’une somme forfaitaire.
Les participants seront cités dans le document concerné. Ils feront savoir au démarrage de chaque atelier s’ils souhaitent ou non, y être mentionnés et selon quel format (prénom, nom, titre, entreprise).
Tout document (livrables, notes, support Powerpoint, etc.) étant des œuvres collectives, réalisées à l’initiative et dans le cadre du Cercle, les participants individuels ne peuvent se prévaloir d’aucun droit de propriété intellectuelle.
Chaque membre est libre d’utiliser l’expérience acquise au sein des Groupes de Travail à la condition que cette utilisation se fasse dans le respect de la Chatham House Rule visée au 2 et dans le respect des droits des autres participants. En cas de doute, le membre souhaitant faire référence ou utiliser l’expérience ainsi acquise est invité à interroger le Cercle.
Protection des données des participants à des Groupes de Travail
Les données personnelles des participants aux Groupes de Travail ne peuvent être utilisées par les chefs de Groupes de Travail que pour les besoins de l’organisation et le déroulement des réunions des Groupes de Travail. L’usage de ces données à toute autre fin est prohibé sauf obtention de l’accord préalable exprès des participants concernés.
Respect des droits du Cercle de la Compliance
Le Cercle de la Compliance fait appel à l’expertise des Volontaires ou Partenaires dans un esprit de partage des connaissances entre ses différents membres. La promotion ou les invitations à tout évènement organisé à l’initiative du Cercle de la Compliance (petits-déjeuners, parcours de formation, conférences, etc.) doit se faire avec le logo du Cercle de la Compliance, éventuellement accompagné du logo du partenaire et doit – sauf accord contraire des parties – renvoyer au site du Cercle de la Compliance pour les inscriptions. La communication sur l’évènement à des tiers doit recueillir l’accord préalable du Cercle de la Compliance.
Toute invitation de tiers (autorités, ONG, experts, témoins, etc.) à des évènements du Cercle de la Compliance par des chefs d’ateliers ou autres partenaires doit être préalablement autorisée par le Cercle de la Compliance.
Toute communication de tweets, posts ou articles sur les réseaux sociaux ainsi que la mise en ligne de photo de membre du Cercle de la Compliance doit recueillir l’accord préalable du Cercle de la Compliance.
Le Partenaire, le sponsor ou le Volontaire ne peut pas utiliser le logo du Cercle de la Compliance sans l’accord préalable du Cercle de la Compliance.
De manière plus générale, le Cercle de la Compliance a fait le choix d’ouvrir les adhésions à tous les acteurs de la Compliance (Compliance officers, auditeurs, directeur juridiques, avocats, consultants, prestataires de solutions Compliance) pour la richesse des débats. Pour autant, les échanges d’expertise et d’expérience ne sauraient se transformer en démarche commerciale, sous peine d’exclusion immédiate du Cercle de la Compliance. Il appartient aux avocats, consultants et prestataires d’être représentés au sein de l’association uniquement par des spécialistes des questions Compliance de fond. Les personnes occupant des fonctions commerciales ou marketing ne peuvent donc pas être membres du Cercle de la Compliance.
