Charte de la collaboration & du volontariat

Le Cercle de la Compliance de par sa forme associative a recours de temps en temps aux services de volontaires pour l’assister dans l’exécution de certains projets administratifs, d’animation (ex. animation de petits-déjeuners), de création (ex. aide à la mise à jour du site internet du site, rédaction d’articles ou de fil d’actualité sur le site, préparation de supports de communication, etc.) et autres (ensemble les « Projets »).

Le Cercle met également en place, de temps en temps, parmi ses membres, des groupes de travail ou ateliers sur divers sujets dans le domaine de la conformité et de l’éthique (ensemble les « Groupes de Travail »). Les Groupes de Travail ont pour vocation l’échange et la mise en commun par les participants de connaissances, réflexions et bonnes pratiques sur diverses problématiques en matière de compliance. La finalité des Groupes de Travail est la production de documentation pratique à destination des membres du Cercle de la Compliance et/ou de support de présentation dans le cadre de conférences.

Les principes qui gouvernent la contribution des bénévoles et volontaires dans le cadre des Projets et des Groupes de Travail (ensemble les « Volontaires ») sont les suivants :

  1. Collaboration libre et volontaire

La collaboration aux Projets ou Groupes de Travail est libre et volontaire.

Si un Volontaire assiste le Cercle dans le cadre d’un Projet ou si elle se propose pour animer un Groupe de Travail, cette personne fait ses meilleurs efforts pour rester engagée dans le Projet ou le Groupe de Travail. Si elle décide de ne plus y participer, elle en informe le Cercle avec un préavis raisonnable permettant au Cercle de s’organiser.

Le Cercle de la Compliance coordonne les travaux ou donne des lignes directrices dans le cadre des Groupes de Travail et la réalisation des Projets afin d’assurer la cohérence des travaux avec la ligne et les positions du Cercle. Ce rôle de coordination ne saurait en rien s’interpréter comme créant une relation hiérarchique ou un lien de subordination entre l’association et les Volontaires. Chaque Volontaire supporte les frais éventuellement exposés au titre de son engagement.

  1. Confidentialité

Les informations recueillies dans le cadre de l’exécution des Projets (par exemple et de manière non exhaustive, les données relatives aux membres du Cercle) sont confidentielles. Les Volontaires ne peuvent les divulguer en dehors du Cercle.

Les échanges dans le cadre des Groupes de Travail se font dans l’esprit de collaboration et de bienveillance qui caractérise le Cercle. Les discussions et échanges au sein des Groupes de Travail sont soumis aux règles du Royal Institute of International Affairs (Chatham House Rule) ; c’est-à-dire que les participants ne peuvent révéler en dehors du Groupe de Travail ou de la réunion concernée l’identité de la personne qui est à l’origine d’un commentaire ou d’un partage d’information.

Nonobstant cette règle, chaque participant est seul juge de la pertinence et de l’opportunité du partage d’information à laquelle il ou elle souhaite procéder.

  1. Règles de droit de la concurrence

Dans l’éventualité où des membres d’entreprises concurrentes se retrouveraient dans un même Groupe de Travail, il est expressément exigé des participants qu’ils s’abstiennent strictement de tout échange d’informations commercialement sensibles ou de toute autres actions qui pourraient porter atteinte au droit de la concurrence.

Il relève de la responsabilité des participants de respecter ce principe fondamental et de s’interdire tout échange inapproprié de données sensibles. Le Cercle de la Compliance décline toute responsabilité à cet égard et ne saurait en aucun cas être considéré comme une plateforme de partage d’informations sensibles.

  1. Documentation issue des Groupes de Travail

Les réflexions, conclusions ou recommandations des participants aux Groupes de Travail seront formalisées en vue d’être mises à la disposition des membres du Cercle. Certains de ces documents pourront être diffusés plus largement à la discrétion du Cercle. Un article sur le blog du site internet du Cercle pourra en faire la publicité. Les livrables pourront être réunis en un ou plusieurs documents qui pourront être mis à la disposition des membres ou de non-membres du Cercle contre le paiement au Cercle d’une somme forfaitaire.

Les participants seront cités dans le document concerné. Ils feront savoir au démarrage de chaque atelier s’ils souhaitent ou non, y être mentionnés et selon quel format (prénom, nom, titre, entreprise).

Tout document (livrables, notes, support Powerpoint, etc.) étant des œuvres collectives, réalisées à l’initiative et dans le cadre du Cercle, les participants individuels ne peuvent se prévaloir d’aucun droit de propriété intellectuelle.

Chaque membre est libre d’utiliser l’expérience acquise au sein des Groupes de Travail à la condition que cette utilisation se fasse dans le respect de la Chatham House Rule visée au 2 et dans le respect des droits des autres participants. En cas de doute, le membre souhaitant faire référence ou utiliser l’expérience ainsi acquise est invité à interroger le Cercle.

Charte de la Collaboration et du Bénévolat – version 1 du 1er décembre 2017